Pour définir des stratégies efficaces de façon simple et rapide, chaque entreprise se doit aujourd’hui d’analyser ses résultats et tirer au maximum profit de son expérience. Pour ce faire, elle doit traiter et extraire le plus d’informations possible d’une quantité considérable de données. Il est donc essentiel que ces données brutes soient transformées en information précise et lisible afin de simplifier le processus de prise de décision.
Avec Powerslide, la catégorisation des données ainsi que les fonctionnalités de transformation et amélioration des données permettent aux utilisateurs métiers de préparer leurs données et les présenter facilement, sans avoir à passer par des experts de la data ou par un service informatique avant de pouvoir les comprendre. Nous vous expliquerons comment le faire tout au long de cet article.
Pourquoi est-il utile de préparer ses données ?
Lorsque l’on souhaite prendre les meilleures décisions possibles pour son entreprise, il est nécessaire d’extraire un maximum d’informations des données dont on dispose. Bien souvent, nos données brutes contiennent des informations inutiles ou incompréhensibles par des tierces personnes. C’est pourquoi le travail de préparation des données est une étape essentielle afin de mieux les analyser.
Selon une étude d'Experian Marketing Services, en 2014, les entreprises françaises estimaient qu’un peu moins de 20% de leurs données étaient erronées et ont reconnu que cela avait eu un impact sur leurs prises de décision. En effet, les décisions d’une entreprise étant basées sur son expérience et ses résultats, il est donc capital que les données récoltées et analysées pour ces prises de décisions soient exactes.
Des données claires et précises permettront ainsi de prendre des décisions rapides et efficaces. A l’ère de la digitalisation et du Big Data, garder des données « propres » est un véritable défi. C’est pourquoi avec Powerslide, nous nous efforçons de simplifier le traitement et l’analyse des données à tout un chacun.
Comment importer ses données et les préparer dans Powerslide ?
Avant de passer à la préparation des données, il faut les importer dans Powerslide. Pour cela il existe plusieurs méthodes :
- Importer un fichier Excel ou CSV
- Créer une connexion vers votre base de données
- Connecter votre compte Google à Powerslide pour utiliser des fichiers Google Sheets
Intégrer ses données dans Powerslide
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la première méthode : importer un fichier Excel ou CSV, mais vous pouvez trouver les différentes méthodes détaillées étape par étape dans la documentation de Powerslide.
Pour être certain de ne pas rencontrer d’erreur lors de l’importation de votre fichier Excel, il faut avant tout qu’il ne contienne pas de tableau croisé dynamique ou d’éléments indésirables comme des formules non utilisées dans certaines cellules etc… Pour vous en assurer, vous pouvez suivre les conseils énoncés dans notre tutoriel sur le formatage des données.
Intégrez votre jeu de données à Powerslide en allant dans la partie Source de données, cliquez sur Importer, sélectionnez votre fichier, vérifiez qu’il s’agit bien des données dont vous avez besoin et changez les paramètres si nécessaire (modifiez le titre ou décochez le bouton en-tête si votre fichier n’en contient pas) puis cliquez sur Importer la source de données comme sur ce GIF.
Vous pouvez également glisser-déposer votre fichier dans la partie Sources de données au lieu de cliquer sur Importer et le sélectionner, comme ceci :
Les données maintenant importées, vous pouvez passer à la préparation des données.
Bien qualifier ses données
Une étape importante de la préparation des données avant leur utilisation dans Powerslide est leur qualification. En effet, pour pouvoir être utilisées de la façon la plus efficace, leur type doit être correctement identifié.
Lorsque les données sont importées dans Powerslide, elles sont analysées et un type est attribué à chacune des colonnes. Cependant certains types peuvent parfois être confondus. Il est donc essentiel de vérifier le typage de vos données avant de les utiliser.
Les données auxquelles il faut particulièrement être attentif sont les données de type : coordonnées GPS, date ou geo car bien classifiées, le type de graphique proposé lors de leur utilisation sera plus approprié.
Pour modifier le type d’une colonne, cliquez sur l’en-tête de celle-ci et sélectionnez le type de données souhaité à l’aide du menu déroulant.
Comme vous pouvez le voir sur le GIF ci-dessus, les données de type date vous permettront également de sélectionner le format des dates, tandis que choisir le type coordonnées GPS vous donnera accès au choix du format des coordonnées. Enfin, avec les données de type geo, vous pourrez choisir une carte de type GeoJSON à associer à votre jeu de données.
Améliorer la qualité de ses données
Enfin, la dernière étape de préparation des données avant de créer des présentations captivantes est de s’assurer de la qualité des données. En effet, avoir de nombreuses données, mais contenant des données illisibles ou inutiles ne servirait qu’à compliquer l’élaboration de vos graphiques et l’analyse de vos données.
Une façon simple de clarifier vos données est de commencer par supprimer les colonnes dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, si votre fichier de données contient les adresses détaillées de vos clients sous la forme d’une colonne numéro, d’une colonne voie et d’une autre colonne ville, mais que vous souhaitez uniquement afficher combien de clients vous avez par ville, alors vous pouvez supprimer les colonnes numéro et voie et ne garder que la colonne ville. Ainsi votre jeu de données sera plus clair et cela vous évitera d’avoir à jongler entre des dizaines et des dizaines de colonnes lors de la création de vos présentations.
Pour supprimer une colonne, cliquez sur l’en-tête de celle-ci puis sur Supprimer dans le coin inférieur gauche du bandeau qui s’affiche.
Une autre fonctionnalité disponible pour la préparation de données dans Powerslide, est l’ajout de nouvelles colonnes. En effet, Powerslide propose un panel de fonctions permettant de calculer des données à partir des colonnes présentes dans le jeu de données.
Les différentes fonctions disponibles pour la génération des données peuvent être séparées en cinq catégories :
- Celles que l’on peut utiliser pour manipuler des nombres
- Celles utilisées sur les chaînes de caractères
- Celles permettant d’effectuer des calculs sur des dates
- Les comparateurs
- Les opérateurs logiques
Pour ajouter une colonne, cliquez sur le bouton + à côté du titre de le source de données, puis utilisez le bandeau qui s’affiche à droite pour renseigner le nom de la nouvelle colonne et construire la formule qui génèrera les données de celle-ci à l’aide des fonctions utilisables. Sur le GIF ci-dessous, on ajoute au jeu de données la colonne « Lettre du produit » à partir de la colonne « PRODUIT » déjà présente et qui contient des données de la forme « PRODUIT <LETTRE DU PRODUIT> » (ex : "PRODUIT A", "PRODUIT B", …). Pour ce faire, nous utilisons la formule :
minuscule(sous-chaîne(PRODUIT, 8, 1))
qui signifie qu’on extrait de la colonne PRODUIT, 1 caractère à partir du 8ème caractère de la chaîne et qu’on le met en minuscule.
En résumé,
La préparation des données est une étape essentielle qui permet d’accélérer et améliorer l’efficacité de la prise de décisions dans une entreprise. Grâce à l’interface de modification de source de données, au typage automatique de celle-ci ainsi qu’aux différentes fonctions de manipulations des données disponibles dans Powerslide, cette préparation des données est rendue accessible et simple pour chacun des acteurs de cette prise de décision.
Venez tirer un maximum de profit de vos données en utilisant Powerslide !
