Stratégie Data pour les DRH : les opportunités pour relever les défis RH

Ces dernières années, les changements et innovations au sein des entreprises se sont multipliés. On parle de plus en plus de digitalisation, de Big Data, de Business Intelligence etc. et la course dans cette nouvelle ère technologique requiert une stratégie et des outils adaptés. La Direction des Ressources Humaines doit ainsi relever les nouveaux défis qui naissent de ces changements. Une solution est la donnée. Bien utilisée, c’est une opportunité pour relever les défis RH et les challenges futurs.

Si vous voulez connaître quels sont les grands défis des DRH et savoir comment les surmonter grâce à une stratégie Data, cet article est pour vous !

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Quels sont les défis RH identifiés par les DRH ?

Le département des Ressources Humaines et plus particulièrement la direction RH ont divers enjeux et défis à relever. Une étude menée par Mazars, en mars 2021, auprès d’une centaine de DRH identifie que 50 % d’entre eux considèrent la stratégie Data RH comme un enjeu majeur d’ici 3 ans, contre 17 % considérant que c’est un enjeu majeur d’aujourd’hui.

Cette étude nous apprend également qu’il y a 4 grands défis identifiés par ces DRH :

• Consolider : c’est-à-dire regrouper des données au même endroit et mettre en lumière des problèmes de cohérence
• Mesurer : c’est calculer les indicateurs clés pour les organisations, suivre leur évolution et identifier factuellement les zones à risques
• Anticiper : gagner en profondeur d’analyse, mettre en lumière des profils d’employés, des schémas et des tendances pour rentrer dans une logique de plan d’action et d’anticipation
• Partager : une fois les données stabilisées et les analyses menées, les mettre à disposition des collaborateurs, du top management, et les partager efficacement avec le contrôle de gestion, les entités sales …

Pourquoi avoir une stratégie Data ?

Une stratégie Data, est une stratégie basée sur les données et qui s’assure que l'ensemble des données récoltées peut être utilisé et partagé. L'objectif est de rendre l' information exploitable au bon moment, au bon endroit, et par la bonne personne. Ainsi, la donnée prendra de la valeur et sera pleinement exploitable.

Les avantages d’une stratégie Data

Les données recueillies par les entreprises sont de plus en plus nombreuses et les bénéfices de la data font l’unanimité. Cependant, une grande quantité de ces données n’est pas valorisée et perd de son intérêt. Le département RH n’est pas en reste. La donnée RH est génératrice d’opportunités. Ci-dessous, vous pouvez retrouver un certain nombre d’avantages qu’apporte une stratégie Data pour les RH :

• Gain d’efficacité
• Analyse métier plus poussée  : par exemple, pour la rotation des effectifs ou le taux d’absentéisme, il sera plus facile de savoir quels sont les profils concernés, quelles sont les raisons de ces rotations ou absences. Il est alors plus simple de faire des analyses qualitatives et de mettre des plans d’action adaptés et ajustés en place.
• Permet d’anticiper des problèmes de qualité de données, c’est-à-dire la pertinence des informations que conserve une entreprise, leur bonne organisation et la facilité à les exploiter
• Permet de donner de la visibilité à la direction
• Permet un usage prédictif  : très souvent, il est demandé aux DRH d’anticiper l’avenir, de répondre à des questions telles que : que va-t-il se passer demain ? Quelles seront les compétences essentielles, les métiers de demain ? Quelles seraient les futures recrues à avoir ? La data permet de prédire et aide à répondre à ces questions.
• Développe les usages collaboratifs  : permet d’avoir de nouvelles perspectives, par exemple avec la formation en interne. Grâce aux données, il est possible de détecter des besoins en termes de compétences et de mettre en relation des collaborateurs avec ces mêmes compétences. Ensemble, ils vont pouvoir se développer et grandir mutuellement.
• Est utile pour le management  : permet de développer le partage des bonnes pratiques en fonction d’une population, d’un métier, d’un choix de carrière…
• Est utile pour des usages sociaux  : beaucoup de données sont échangées entre les employés et l’employeur à travers, par exemple, les instances représentatives du personnel. Souvent, ces échanges se font de manière unilatérale, or, la data permettrait de systématiser et de faciliter la transmission de données.

Ainsi, une stratégie Data a de nombreux avantages mais pour pouvoir mettre en place une telle stratégie, il faut pouvoir contrôler ses données et les comprendre. C’est la gouvernance des données.

Pourquoi et que faire pour gouverner ses données ?

La gouvernance des données est une nécessité aujourd’hui. Avec les transformations digitales, le Big Data etc., l’économie des données est une réalité et ces dernières prennent de la valeur. Il est donc indispensable de les gouverner pour pouvoir les comprendre et pour en tirer au maximum avantage.

Pour mettre en place correctement une gouvernance des données, il faut que les personnes qui interviennent sur ces données sachent clairement l’importance que la qualité des données engendre sur les processus transactionnels et décisionnels. Une fois cette prise de conscience acquise, une amélioration continue de la qualité des données sera assurée. Le sujet de la qualité des données est important, surtout que les départements RH ne sont pas forcément priorisés par les Directeurs des systèmes d’information.

De plus, un défi supplémentaire dans la gestion des données RH est la cohabitation de plusieurs pôles comme la paie, le recrutement, la formation, qui devrait se faire dans un même outil pour faciliter les analyses et la gouvernance des données.

Finalement, pour bien gouverner ses données, il est nécessaire de pérenniser des compétences d’analyse de données, en interne. Il est essentiel de former les équipes à des outils d’exploration, d’analyse, de visualisation de données. Très souvent, ces outils ont été développés pour des profils non techniques. Ainsi ils permettent aux collaborateurs de travailler de manière plus efficace. Si vous démarrez votre stratégie Data, faites le choix de former dans un premier temps quelques collaborateurs clés à ces outils. Ces collaborateurs accompagneront ensuite leurs collègues à leurs rythmes. Lors des essais sur les outils, utilisez des tableaux de bord déjà fonctionnels dans le processus RH pour que vos collaborateurs puissent se projeter sur l’outil, à travers un cas d’usage concret et utile.

Maintenant que vous savez pourquoi une stratégie Data RH est utile et pourquoi il est essentiel de gouverner ses données, nous verrons comment utiliser concrètement vos données RH dans la partie suivante.

Comment utiliser les données dans votre stratégie RH ?

Comment partir sur de bonnes bases ?

Pour partir sur les bonnes bases pour votre stratégie Data RH, il est nécessaire d’avoir l’armement technologique qui vous permet de consolider les données, de fusionner plusieurs sources, d’évaluer les problèmes de qualité et de modéliser les données pour faire des tableaux de bord.

Tout ceci est un processus itératif, vous devez commencer votre stratégie en vous posant les bonnes questions : quelles sont les priorités  ? Qui a besoin de quoi  ? Quels sont les indicateurs RH pertinents et corrects pour mon entreprise  ?

Pour mettre en place correctement votre stratégie RH, nous vous suggérons ces trois étapes pour commencer :

• Faire une cartographie complète des données mais également des algorithmes et processus RH. Cette cartographie devrait être en mode agile de manière à travailler avec les différents métiers et obtenir des résultats rapides.
• Effectuer le regroupement de ce travail de cartographie au sein d’une base de données, qui va permettre de comprendre les interactions entre les données et les processus.
• Industrialiser et automatiser tout cela au sein d’une plateforme dédiée.

Faut-il un SIRH pour votre stratégie Data RH  ?

Un SIRH (système d’information RH), est un logiciel qui permet de gérer tous les processus RH dans un même outil. Votre partie administrative, la formation, la gestion de la paie, le recrutement, la gestion des talents etc. sont donc réunis dans une base de données centralisée. Avec un logiciel SIRH, vous pouvez donc gouverner vos données et faire des tableaux de bord précis.

Quels sont les avantages et inconvénients du SIRH  ?

Les avantages d’un logiciel SIRH sont nombreux, ci-dessous une liste non exhaustive :

• Centralisation des données : les données sont regroupées, ce qui permet un meilleur suivi des activités de chaque pôle.
• Réduction des coût de recrutement : grâce au logiciel SIRH, vous pouvez faciliter la gestion et le suivi des candidats. Puis, vous pouvez automatiquement créer les documents RH, avec l’aide d’un workflow, tels que le contrat de travail avec les données des candidats. Finalement, la signature électronique permettra de valider les documents.
• Accessibilité : le SIRH est disponible 24h/24, très souvent sous forme de SaaS, et donc accessible facilement depuis un navigateur web. Il facilite donc le travail à distance, la mobilité des employés…

Le principal inconvénient d’un SIRH est son coût. Celui-ci peut être élevé notamment pour les TPE et les PME. En effet, entre le coût d’installation, de configuration et le coût de la formation, le prix moyen d’un logiciel SIRH est entre 25 000 € et 45 000 € HT.

Outre le coût, le logiciel SIRH a peu d’inconvénients qui ne sont pas partagés avec d’autres systèmes de collecte et d’analyse de données. Tout comme les autres logiciels avec des données, ces dernières peuvent être victimes d’une brèche dans le système de sécurité et de ce fait, la vie privée des employés peut être menacée.

Comment mettre en place un SIRH ?

Avant de vous doter d’un logiciel SIRH, nous vous recommandons de suivre ces 6 étapes, pour entamer sereinement votre transition :

1. Préparez correctement votre projet SIRH.
2. Faites un état des lieux de la situation actuelle (avec les outils RH actuels, les processus…), et posez-vous la question de savoir où vous voulez aller, ce que vous voulez, les fonctionnalités dont vous avez besoin.
3. Choisissez le bon capital humain pour vous accompagner dans cette démarche.
4. Établissez un budget pour ce projet.
5. Mettez en place une feuille de route, pour éclairer vos prises de décision.
6. Choisissez avec soin votre logiciel SIRH.

Une fois votre logiciel SIRH choisi, vous avez toutes les clés en main pour qualifier vos données et pour les utiliser à bon escient grâce aux tableaux de bord que vous créerez.

Si toutefois vous trouvez que votre logiciel SIRH ne correspond pas totalement à vos attentes en terme d’analyse de données, sachez qu’il existe des compléments aux logiciels SIRH. Powerslide en est un !

Powerslide et les SIRH.

Powerslide vous permet d’exploiter toutes les données de votre SIRH pour en faire des tableaux de bord dynamiques, complets et interactifs. Powerslide, l’alliance du design et de l’analyse de données, vous aide à créer des tableaux de bord design pour tous les pôles des Ressources Humaines, que ce soient des tableaux de bord sur l’absentéisme, sur l’engagement des collaborateurs, ou sur quelconque KPI RH. Powerslide pourra vous aider avec la data visualisation et le data storytelling de vos informations.

Une fois vos données qualifiées dans votre logiciel SIRH , vous pouvez les importer sur Powerslide.

Avec son interface intuitive conçue pour les utilisateurs métiers et un large choix de data visualisation et de personnalisation, vous pourrez construire des tableaux de bord en mode collaboratif avec vos collègues. De plus, vous pourrez partager facilement vos créations au top management avec les droits d’accès ou la mise en accès public des tableaux de bord.

Finalement, vos tableaux de bord seront toujours à jour grâce aux API ou mises à jour de vos bases de données.

En conclusion,

Les défis RH sont nombreux, mais la plupart d’entre eux peuvent être résolus, en partie, grâce à une stratégie Data qui utilise à bon escient la masse de données RH récoltée par les équipes RH. Les logiciels SIRH semblent être une bonne solution pour gouverner correctement vos données et en tirer un maximum de valeur. Cependant, même eux ont des inconvénients. Il existe, dans ces cas, des outils complémentaires pour maximiser la valeur de vos données.