Comment faire un tableau de bord RH sur l’absentéisme ?

Dernière mise à jour : 08/06/2020

En matière de Ressources Humaines, la mesure de l’absentéisme est primordiale. Connaitre ses effectifs et les raisons de leurs absences c’est pouvoir organiser la vie d’une entreprise et anticiper les besoins à venir. L’absentéisme a des conséquences certaines sur l’activité, son évaluation est cruciale. C’est ce que nous allons comprendre dans cet article.

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Les catégories de l’absentéisme

Comment étudier l’absentéisme ? Les absences sont segmentées en deux catégories.

 Tout d'abord, nous retrouvons les arrêts médicauxles maladies professionnelles, les absences injustifiéesles accidents de travail et de trajet ou encore les congés enfants ou parents malades et les autres événements familiaux. Nous traitons donc ici des absences sur lesquelles l’activité de l’entreprise peut être impactée. Cette catégorie est révélatrice du climat ressenti dans votre entreprise et des conditions de travail. Par exemple, le nombre d’accident du travail peut être révélateur d’un manque de moyens de protection, d’un outillage usagé ou encore de l’absence de formation aux règles de sécurité liés aux métiers. Grâce à un tableau de bord efficace, cela pourra être identifié rapidement.

Puis dans la seconde catégorie, nous retrouvons dans la première catégorie l’absence de collaborateurs en raison de congés payés, de congés sans soldes, de RTT, de congés maternité et paternité, de congés syndicaux ou pour formation. Ce sont des absences faciles à anticiper. Ces types d’absences sont mesurés afin d’apporter de la visibilité, à la hiérarchie et aux RH sur les nombres de jours de congés dont disposent les collaborateurs. Ces congés ne figurent pas nécessairement sur un tableau de bord concernant l’absentéisme.

 

Les impacts de l’absentéisme

Une absence affecte l’organisation du travail et engendre des coûts (de remplacement, …). C'est pourquoi il est essentiel de pouvoir la visualiser directement dans un tableau de bord afin de pouvoir réagir rapidement sur l'organisation de l'entreprise (répartition du travail auprès d'autres collaborateurs, embauche...) et ne pas perdre en productivité.

Les absences ont également un impact sur le service RH, car il nécessite du temps supplémentaire sur le traitement de l'absence et sur un éventuel futur recrutement. Cela engendre des coûts (temps de recrutement, formation du remplaçant, équipements de la personne recrutée, …) supplémentaires pour l’entreprise.


Comment évaluer l’absentéisme ?

L’absentéisme s’évalue par l’étude de la cause, de la répétition et de la durée des absences sur une période donnée. Aussi, il est nécessaire de segmenter l’absentéisme afin de repérer plus facilement la cause de l’absentéisme (mauvaise ambiance ou situation de stress dans un service, RPS, TMS, …). Il est d’usage d’effectuer une segmentation par : CSP, tranche d’âge, service, motif de l’absence. Bien entendu, ces données se mesurent sur la durée. Ainsi, il faut penser à définir les bons indicateurs clés de la performance (KPI).

Avec Powerslide, la création de ces KPI dans un tableau de bord interactif est simplifiée.

Exemple de tableau de bord de l'absentéisme

Exemple de tableau de bord de l'absentéisme

Quelques exemples de KPI

Le taux d’absentéisme

Le taux d’absentéisme se calcule ainsi : nombre de jours (ou d’heures) d’absences sur une période donnée / nombre de jours (ou d’heures) de travail théorique sur une même période)

Cet indicateur peut être segmenté en CSP, tranches d’âges, causes, services ou simplement observé sur la durée. Il ne doit pas prendre en compte les congés maternité/ paternité, les congés payés, les RTT, ou les jours de grève.

 

L’effectif moyen sur une période données 

L'effectif moyen sur une période est égal à la moyenne du nombre d’employés au cours de cette période.

  • Les salariés exerçant leur activitéà temps plein sont pris en compte intégralement pour l'effectif du mois, soit 1 unité.
  • Les salariés exerçant leur activité à temps partiel sont pris en compte au prorata, c'est-à-dire qu'il convient de diviser le total des heures inscrites sur le contrat de travail par la durée légale ou conventionnelle. De même pour les salariés arrivés en cours de période.

La durée d’absence moyenne

Il s’agit de la moyenne de la totalité des jours d’absences dans votre entreprise sur une période donnée.

Il est également possible d’ajouter d’autres indicateurs tels que le coût de gestion (temps passé à gérer cette absence x revenus horaires attribués au gestionnaire), ou les coûts de dysfonctionnements organisationnels (heures supplémentaires ou encore les coûts de remplacement (coût d’un CDD ou d’un intérim…).

 

Conclusion

Afin d’avoir une analyse efficace et rapide, il est essentiel d’avoir un tableau de bord faisant apparaitre les bons KPI. Avec Powerslide vous allez pouvoir construire rapidement votre tableau de bord de pilotage qui en plus de vous offrir une visualisation précise et simple des données sera interactif.