Savoir faire un reporting commercial et gagner du temps

Dernière mise à jour : 18/05/2020

 Un reporting est tout simplement un tableau de bord qui contient différents indicateurs ( ou KPI pour Key Indicator Performance ). Présent dans tous les corps de métiers, le reporting est un des outils les plus utilisés par les commerciaux. Une solution de reporting apporte un regard global sur les performances des équipes commerciales ! Un reporting permet également une analyse poussée de la stratégie de vente et du management commercial !

illustration_article_reporting_commercial_Plan de travail 1

Les besoins du commercial

Ces dernières années, le métier de commercial a beaucoup évolué. La digitalisation de la profession a bouleversé certaines pratiques. Néanmoins, le métier reste profondément ancré dans sa fonction originelle : la vente ! Les commerciaux sont des collaborateurs de terrain et ils veulent vendre ! Ils n’ont pas forcément envie de passer des heures face un tableur Excel ou face à un tableau de bord surchargé !

Les missions du commercial sont diverses : développement du portefeuille clients, négociation des prix, prospection téléphonique, gestion de la relation clients, conduite des négociations commerciales…Le temps du commercial est compté ! Avec une pareille charge de travail, il doit se concentrer sur ses performances et pouvoir les analyser ! Ainsi, grâce au reporting, le commercial et son manager observent ce qui est efficace et les différents axes d’amélioration. Ils anticipent aussi les performances à venir.

Un commercial est lié à des clients et à des prospects. Il doit les connaitre sur le bout des doigts. Les équipes commerciales s’organisent  afin de dresser un tableau de  connaissance prospects et clients. Cette opération est nécessaire à la fois pour connaitre dans quelle phase de l’entonnoir de vente se situent les prospects ou les demandes des clients mais aussi pour faciliter l’intégration de nouveaux commerciaux.  Le départ d’un commercial c’est aussi le risque de voir une partie du portefeuille client s’en aller en même temps que lui. Par ailleurs, l'intégration et la formation d’un commercial prennent en moyenne 6 mois. Pour limiter ces dégâts la communication est cruciale. Encore, une fois le reporting est un allié précieux.

Nous l’avons brièvement évoqué précédemment, le commercial a besoin de challenges. C’est un métier qui nécessite un engagement total. La mise en place d’objectifs apporte du dynamisme ( et de la compétition ) au sein des équipes de commerciaux. La conception d’objectifs n’est possible que si les performances passées sont observables.  Le reporting commercial est l’outil idéal pour apporter du challenge ! Par ailleurs, il faut être honnête, les primes des commerciaux dépendent en partie de la réalisation de ces objectifs. Le reporting commercial est donc la clé pour l’obtention de ces primes.

Le reporting commercial : quelques bonnes pratiques

Exemple de reporting commercial

Le reporting n’est pas un outil de flicage

Les commerciaux sont très autonomes et c’est sans doute ce qu’ils recherchent dans leur métier. Si un reporting devient un outil de flicage le moral des commerciaux ne sera que plus bas. Si fournir des données devient une contrainte, ce ne sera que contre-productif. Un reporting commercial qui perd sa capacité à challenger et à communiquer affecte les commerciaux, ils seront enclins à fournir des données incomplètes, voire mensongères. Tout le monde y perd !

Un reporting commercial hebdomadaire ? mensuel ? semestriel ?

Tout dépend de votre secteur d’activité et de votre clientèle. Dans certains secteurs d’activité la prise de décision est parfois longue. C’est notamment le cas de l’industrie. Par exemple, la vente de matière première ou encore le traitement de déchets toxiques ont besoin de temps. Il n’est donc pas nécessaire d’exiger une mise à jour quotidienne ou hebdomadaire du reporting, optez plutôt pour un reporting mensuel. À l’opposé si vos clients sont des particuliers ou évoluent dans certains secteurs de service (ou de l’artisanat), la fréquence à laquelle les commerciaux doivent enregistrer leurs données est plus courte.  Le renseignement des données se fait de façon hebdomadaire (voire quotidien), car ici le besoin est toujours présent !

Reporting et simplicitéreporting_exemple

Exemple de très mauvais reporting

Vous comprenez quelque chose à ce tableau de bord ? Il contient tellement d’informations qu’il devient tout simplement illisible. Un reporting commercial est efficace s’il délivre une information claire et pertinente en quelques secondes. De plus, si votre reporting est destiné aux équipes commerciales, aux managers, à la direction ou encore aux équipes marketing, tâchez d’éviter les KPI techniques et compréhensibles d’une petite minorité. De plus, pensez à intégrer les bonnes pratiques de la data visualisation à vos reportings.

Il est donc préférable de construire un tableau de bord avec les KPI les plus utiles. Ces derniers participent à la prise de décision et la réussite des objectifs. On ne va pas se mentir un reporting d’une 10 dizaine de pages avec des données inintéressantes ne sera jamais lu ! Par ailleurs, il faut toujours mêler données quantitatives et données qualitatives.  Ainsi, un reporting commercial contient des indicateurs tels que :

  • Le nombre de leads qualifiés par jour/semaine (jour ou mois)
  • Le pourcentage atteint de l’objectif
  • Le nombre de RDV obtenus par jour/semaine (jour ou mois)
  • Le nombre de propositions commerciales effectuées par jour/semaine/mois
  • La réparation du chiffre d’affaires par région
  • Le nombre de vos clients et prospects par secteur commercial
  • Le nombre de commande
  • Le taux de conversion
  • Le panier moyen
  • L’indice de satisfaction clients
  • Le CES ( Customer Effort Score )
  • Le nombre de réclamations
  • Le taux de fidélisation client par zone et par produit
  • Les régions avec le meilleur chiffre d’affaire (sous forme de carte)