Les indicateurs clés de performances généralement, utilisés sous l’acronyme KPI (Key Performance Indicator) , sont des indicateurs essentiels qui permettent de mesurer la performance d’une entreprise. Présents dans vos tableaux de bord et vos reportings, ce sont des indicateurs importants dans le pilotage d'une activité car ils sont une aide précieuse dans la prise de décision. C’est pour cela que bien choisir ces indicateurs est important.
Qu'est-ce qu'un KPI ? Comment définir un KPI ? Quels sont les différents types de KPI ? C’est tout cela que nous allons comprendre au travers de ce court article. Allez, c’est parti !
KPI : définition
Quel est la définition de KPI ? Les KPI sont des indicateurs chiffrés qui facilitent la prise de décision. Ils sont aussi cruciaux dans le pilotage des équipes et la gestion d'une organisation.
Les KPI permettent de mesurer les performances dans les différents services d’une entreprise : performance financière, performance des ressources humaines, performance de la supply chain etc.
Les KPI sont des indicateurs qui offrent un suivi efficace des actions menées. Il sont notamment utilisés pour évaluer le ROI ( retour sur investissement) et les tendances d’un marché. Nous distinguons deux catégories de KPI:
- Les activity metrics, ces KPI traitent directement de l’activité de l’entreprise ou d’un service. Ils mesurent vos performances de production. Par exemple : combien de m² loués ou vendus au cours d’un mois, combien de recrutement sur le trimestre, ect.
- Les impacts metrics, ce sont l’ensemble des indicateurs présentant des informations concernant l’impact de vos actions sur votre marché. À titre d’exemple on retrouvera, vos parts de marchés sur vos différents segments, votre nombre de prospects, etc. Les impacts metrics servent à évaluer vos actions et à vous positionner stratégiquement par rapport à la concurrence.
Aujourd'hui, il faut anticiper la demande et d'avoir des indicateurs de performance efficaces pour une prise de décision rapide. Les KPI sont également des outils efficaces pour évaluer les actions mises en place par les entreprises.
Comment choisir ses KPI ?
Un usage personnalisé
Vos reportings sont destinés à des publics différents. Pensez à présenter uniquement les KPI qui intéressent cette audience. Vous présentez donc des KPI différents à vos collaborateurs en fonction de leurs services et de la hiérarchie.
Un usage modéré des KPI
Une bonne définition de vos KPI est essentiel afin d’obtenir l’ensemble des données utiles pour votre service ou entreprise. Bien entendu « l’ensemble des données utiles » ne signifie pas qu’il faille utiliser toutes sortes de données. Vos reportings et tableaux de bord doivent être claires et précis. Un reporting de plus de 5 pages ne sera jamais analysé dans son ensemble, de plus il comportera forcément des données sans intérêts. Attention, à la surcharge informationnelle !
Un usage temporel
Qu’il s’agit d’activity metrics ou d’impacts metrics, vos KPI doivent vous apporter des éléments de comparaison avec des périodes antérieures. C’est un des points d’orgue dans la définition de vos KPI. Ainsi, la comparaison des performances de vos ventes sur les périodes précédentes et les tendances du marché vous permet d’anticiper vos prochaines ventes. Par ailleurs, avoir ce regard sur le passé permet de définir des objectifs plus précis et ainsi de motiver davantage vos collaborateurs. Définissez également la périodicité des indicateurs (hebdomadaires, mensuels, trimestriels…).
Des KPI en phase avec la stratégie de l’entreprise
La stratégie d’une entreprise évolue aux grès des années . Ces différents changements doivent être présents dans le choix de vos KPI. Si l’objectif de votre entreprise est l’internationalisation de ses services, les données mesurées doivent prendre en compte cette internationalisation ( mesure des ventes, des recrutements, des parts de marché à l’international...).
Des données issues de différents services
Il est important de garder à l’esprit que les actions menées par un service affectent un autre service. Prenons le cas du marketing, le service marketing travaille en étroite collaboration avec les commerciaux. Ainsi le nombre de prospect et de client, leur classement en domaines d’activités, zones géographiques et le chiffre d’affaires généré sont des données produites par les commerciaux (et en partie par le marketing ). Ces mêmes données sont utiles pour le ciblage de campagne publicitaire ou pour le lancement d’un produit. Le marketing a dans ses reporting et tableaux de bords des données issues du terrain grâce aux commerciaux.
Des KPI et la législation
Le législateur impose la mesure de certaines données aux entreprises lorsqu'il souhaite un changement profond dans la société. Le reporting extra-financier et l’index d’égalité professionnelle en sont de bons exemples. Le premier concerne le rapport de la société à l’environnement et au social. Le second traite des inégalités entre femmes et hommes en entreprise. Il s’agit ainsi de répondre à un objectif défini par l'état. Ces documents sont légiférés et leurs conceptions suivent des règles édictées par les autorités. Dans ce cas, vous n’avez pas le choix sur vos KPI.
Les différents types de KPI
Ici nous ne mentionnerons pas l’ensemble des KPI existant (ils sont aussi nombreux que les domaines dans lesquels on évalue la performance) mais nous comprendrons les grandes familles de KPI.
Les indicateurs de productivité
Les indicateurs de productivité sont les indicateurs qui font le lien entre votre capacité à fournir un service ou un produit par rapport aux ressources de l’entreprise. On retrouve ainsi des indicateurs comme le taux de rendement global, le taux de productivité ou le niveau de production (quantité de produit ou de service fourni, nombre de recrutements, nombre de nouveaux prospects…)
Les indicateurs de qualité
Il s’agit ici de mettre en exergue la qualité d’un produit ou d’un service en fonction des attentes de l’entreprise (standards et normes de qualité en rigueur) et celle des clients. On mesure ainsi la qualité des services et la satisfaction du client.
Les indicateurs de quantité
Ces KPI mettent l’accent sur la quantité de produits ou de services pouvant être fournis sur un laps de temps particulier. On retrouve des KPI comme le stock moyen sur une période donnée ou encore le nombre de commandes.
Les indicateurs stratégiques
Il s’agit des indicateurs permettant d’évaluer la réalisation d’un objectif, que ce soit l’objectif d’un collaborateur, d’un service ou d’une entreprise. Ainsi nous retrouvons des indicateurs comme le pourcentage d’atteinte de l’objectif pour un collaborateur ou encore le pourcentage de part de marché obtenu dans un nouveau pays si l’objectif est d’entrer sur ce marché.
Exemple de KPI dans un reporting financier
Pour présenter ses KPI, l'utilisation d'un tableau de bord est essentiel pour avoir une vision globale de la situation en temps réel. Powerslide , est un outil de data visualisation qui permet de créer simplement des tableaux de bord interactifs et efficaces. Vous trouverez ci-dessous un exemple tableau de bord financier faisant apparaître des KPI pertinents.
Exemple de reporting financier réalisé avec Powerslide
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