Contrôleur de gestion : comment faire ses tableaux de bord ?

Dernière mise à jour : 04/11/2020

Un contrôleur de gestion est un professionnel de la donnée. Une activité quelle qu’elle soit produit de l’information. Cette information constitue un socle solide à la construction des tableaux de bord du contrôle de gestion. L’ensemble de ces informations ne devient des données qu’une fois traité et analysé. Par ailleurs, le volume de données utilisées aujourd’hui est nettement supérieur qu’il y a seulement 10 ans. C’est dire à quel point le travail du contrôle de gestion est essentiel ! Pour faire un tableau de bord en contrôle de gestion il y a des notions importantes à maîtriser et des règles à respecter. C’est ce que nous allons comprendre dans cet article.

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Qu’est-ce que le tableau de bord du contrôle de gestion ?

Définition

Le tableau de bord du contrôle de gestion est un outil de prise de décision. Il comporte des KPI ( indicateurs clés de la performance ) précis qui mesurent la performance d’un service, d’une entité ou d’une organisation. Ce tableau de bord contient également des indicateurs de pilotage qui mesurent l’avancement du plan d’action. Il permet ainsi d’observer et de comprendre une situation financière et d’apprécier l'atteinte des objectifs. Ces objectifs découlent directement de la stratégie d’entreprise, ainsi, un tableau de bord est un outil qui a un impact direct sur les actions mises en place. Le tableau de bord est également l’outil qui permet de réduire les incertitudes et de piloter au mieux des activités. Le tableau de bord du contrôleur de gestion n’est pas un outil de contrôle mais bien un outil de pilotage !

Quelques précisions 

La performance est divisée en deux dimensions : l’efficacité et l’efficience. L’efficacité est la poursuite ou la mise en place d’actions pour atteindre des objectifs. L’efficience est l’utilisation optimale des moyens dont on dispose pour atteindre ces objectifs.

Petit rappel, un objectif doit être Spécifique, Mesurable, Acceptable (par le marché et les équipes), Réaliste et délimité Temporellement (modèle SMART).

Les spécificités des tableaux de bord du contrôle de gestion

Chaque contrôleur de gestion travaille sur des tableaux de bord distincts car d’une entreprise à une autre les données récoltées, les objectifs, les marchés, etc. sont différents. . Il existe donc une multitude de tableaux de bord. Maintenant, nous allons aborder les grandes lignes des différents tableaux de bord du contrôle de gestion.

Le tableau de bord stratégique

Ce tableau de bord porte sur l’analyse de la stratégie de l’entreprise. Il comprend uniquement des KPI. Il s’adresse à la direction afin qu’elle puisse piloter la stratégie de l’entreprise (et donc de la modifier si besoin est). Ce tableau de bord permet de définir les actions à mettre en place au sein des entités et services. Les indicateurs de la performance de ce tableau de bord portent sur : les finances, les process internes, les performances envers la clientèle et l’intelligence organisationnelle. Ces indicateurs découlent directement de la stratégie d’entreprise. Aussi, ce tableau de bord ne doit pas être chargé, il est important de trouver les indicateurs nécessaires. C’est un tableau de bord qui est produit de façon mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou encore annuelle.

Le tableau de bord opérationnel

Le tableau de bord opérationnel permet d’analyser la performance et l’évolution du plan d’action mis en place. Ce tableau de bord offre une analyse à court terme. Il est donc nécessaire d'utiliser les données les plus récentes possibles. Il peut être élaboré de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. 

Le tableau de bord de gestion

C’est un tableau de bord qui ne nécessite pas d’adaptations spécifiques à l’entreprise. Il est généralement le même d’une entreprise à l’autre. Il sert à suivre les performances de la gestion de l’entreprise. C’est un outil prévisionnel, il permet, entre autres, d’anticiper les problèmes financiers. Il met en évidence les écarts entre performances réelles et objectifs fixés. Le tableau de bord de gestion comporte des indicateurs financiers et peut également comporter des indicateurs non-financiers. Aussi, il doit être mis à jour régulièrement (toutes les semaines voire quotidiennement). C’est un tableau de bord qui participe au pilotage à moyen terme.

Exemples de tableaux de bord du contrôleur de gestion

Le choix des indicateurs implique de nombreux acteurs et se place dans un contexte propre à l’entreprise. Certaines questions doivent être posées avant la construction des tableaux de bord.

  • D’où proviennent les données ?
  • Comment sont récoltées les données ?
  • Quel est le rôle de chacun dans le travail de la donnée ?
  • Les données sont-elles viables ?
  • A qui sont destinés les tableaux de bord ?
  • Quelles données collecter ?
  • Comment sont stockées ces données ?
  • Les données collectées sont-elles les bonnes ?
  • Comment ont été agrégées les données ?
  • De quelle temporalité a-t-on besoin ?
  • Qui valide les données ?
  • Les indicateurs sont-ils pertinents ?

Ces questions sont cruciales. Par exemple, en 2016 le coût des fausses données est estimé à 3 100 000 000 000€ aux États-Unis. Vos indicateurs doivent être comparables d'une période à l'autre. Ils ne doivent donc pas changer chaque mois !

Quels indicateurs pour le contrôleur de gestion ?

Nous vous l’avons évoqué précédemment, les tableaux de bords (sauf le tableau de bord de gestion) changent d’une entreprise à l’autre, d’une entité à l’autre et d’un service à l’autre. Néanmoins, il est possible de lister les indicateurs plus communs et utiles. Aussi, pour savoir quel graphique choisir nous vous avons rédigé un article complet sur la data visualisation.

Les indicateurs pour un tableau de bord stratégique :

Exemple de tableau de bord stratégique

Ces indicateurs découlent de la stratégie de l’entreprise. Ils sont peu nombreux sur ce tableau de bord du contrôleur de gestion mais d’une importance capitale !

Concernant l’aspect financier, les indicateurs sont les suivants :

  • Le taux de marge
  • Le seuil de rentabilité
  • Les besoins en fonds de roulement
  • Le coût de revient
  • La capacité d’autofinancement
  • La trésorerie nette
  • L’EBE
  • Le taux de croissance du chiffre d’affaires
  • Le taux d’efficacité des périodes de promotion
  • Rotation du capital
  • Retour sur investissement

Concernant les process internes, les indicateurs sont les suivants :

  • Le nombre de lancements de nouveaux produits
  • Les délais de développements de nouveaux produits
  • Le nombre de dépôts de brevets
  • Le taux de rendement de la production
  • Le taux de défauts
  • Le délai moyen de la production des commandes
  • La durée moyenne de périodes d’inactivité
  • La durée moyen du traitement d’un appel
  • Le nombre d’heures de formation des clients à un outil

Concernant les KPI orientés clients, les indicateurs sont les suivants :

  • Le taux de mentions négatives sur internet ( cas de Vinci qui perd 19% au CAC40 en 2016 à cause d’une fake news )
  • Les parts de marché par segments
  • Le chiffre d’affaires moyen par client
  • La part de chiffre d’affaires issu des nouveaux clients
  • Le taux de satisfaction des clients
  • Le taux de fidélité
  • Le taux de réclamations
  • Le délai moyen de livraison

Concernant l’apprentissage organisationnel :

  • Pourcentage des investissements en R&D et (ou) en formations
  • Niveau de compétence professionnel des employés
  • Nombre de jour de formation moyen
  • Nombre de suggestions émises par les collaborateurs
  • L'indice de satisfaction de salariés
  • Taux de productivité des collaborateurs

Les KPI pour un tableau de bord opérationnel 

Exemple de tableau de bord opérationnel

Les tableaux de bord opérationnels portent sur des segments spécifiques de l’entreprise (métiers, localisation…). Ils sont tous différents les uns des autres. Toutefois, il n’est pas rare de retrouver un certain nombre d’indicateurs en commun ! On y retrouve des KPI en lien avec les différents objectifs et d’autres qui concernent le suivi des équipes !

Pour un tableau de bord orienté performances commerciales :

  • Le nombre de clients
  • Le nombre de prospect
  • Le nombre de commandes
  • Le chiffre d’affaires par région
  • Le chiffre d’affaires par client
  • Le taux de pénétration
  • Le taux de transformation client
  • Le panier moyen
  • Le nombre de RDV réalisés
  • Le taux de satisfaction
  • Le taux de retours
  • Le délais de livraison moyen
  • Le pourcentage d’atteinte de l’objectif

Pour un tableau de bord axé sur les achats :

  • Le gain achat (différence entre la première proposition commerciale et la proposition finale)
  • Le pourcentage de non-conformité des fournisseurs
  • Le nombre de fournisseurs par article
  • La part de commandes urgentes parmi les commandes normales
  • La part de livraisons hors-processus
  • Le coût moyen des commandes
  • Le délais de paiement des fournisseurs
  • Le taux d’achats par familles de produits
  • Le taux de litiges
  • Le taux de retards

Pour un tableau de bord centré sur le  marketing :

  • Le nombre d’articles par commandes
  • Le panier moyen
  • Le taux de démarque
  • Le taux de conversion par segment de marché
  • Le chiffre d’affaires par catégorie de produit
  • Le taux de mention négative sur internet
  • Le taux de rebond (web)
  • La durée de la session (web)
  • Le nombre de pages vues (web)
  • Le nombre de visiteurs uniques
  • La part du chiffre d’affaires par segments de clients
Il ne s’agit que de quelques exemples de KPI utilisés dans les tableaux de bord opérationnels du contrôle de gestion. Contactez-nous si vous désirez un accompagnement dans la construction de vos tableaux de bord, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.

 

Les KPI pour le tableau de bord de gestion

Exemple de tableau de bord de gestion

Nous vous l’avons annoncé plus haut les KPI pour le tableau de bord de gestion peuvent être les mêmes d’une entreprise à l’autre.

Ainsi on retrouve des indicateurs tels que :

  • Le montant du chiffre d’affaire
  • Le taux de marge
  • Le montant des investissements
  • L’excédent brut d’exploitation (EBE)
  • Le niveau de trésorerie
  • Le montant des charges fixes
  • Le montant des charges variables
  • Le seuil de rentabilité
  • Le besoin en fond de roulement (BFR)
  • Le délai moyen de paiement des clients
  • Le délai moyen de paiement des fournisseurs
  • Le délai moyen de rotation du stock