Comment faire un bon reporting ?

Dernière mise à jour : 28/02/2020

Un reporting est un outil qui sert à la communication de données. Il a d’abord été utilisé dans les services financiers et se retrouve aujourd’hui dans l’ensemble des services en entreprise. Marketing, logistique, direction administrative et financière, ressources humaines, comptabilité…tous ont adopté cet outil, quelle que soit sa périodicité (mensuel, hebdomadaire...). Concrètement, qu’est-ce qu’un reporting ? Et, comment faire un bon reporting ?

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Qu’est-ce qu’un reporting ?

Définition de reporting

Comme nous l’avons évoqué plus haut, un reporting est un outil de qui sert à communiquer des données. Cette phrase plutôt floue est pourtant pleine de sens. Les données sont aujourd’hui partout autour de nous. Une simple fiche client dans une boutique de prêt-à-porter de quartier peut avoir un impact sur l’avenir de cette petite boutique. Le numéro de code postal d’où provient la clientèle, le type d’achats qu’elle a effectué (vêtements d’enfants, de nourrissons, de femmes…), son âge, la date de ses achats… ces données déterminent d’une quelconque manière les structures familiales, la périodicité de ces achats (soldes, hors-soldes, période de distribution d’un catalogue…), le sexe du client…Tout cela participe à la conception d’une base de données. Ces mêmes données peuvent être exploitées dans ce que l’on appelle un reporting. A grande échelle elles sont une vraie mine d’or !
Un reporting est donc un outil qui centralise les données essentielles à la compréhension d’un environnement professionnel. Par exemple, un directeur administratif et financier ( DAF ) aura sans doute un tableau de bord avec des indicateurs très spécifiques : les principales sources du chiffre d’affaires, les charges salariales, les coûts de fonctionnement ou les dépenses en achats. 

Chaque service a ses spécificités et des reportings qui leur sont propres. Et plus globalement, le reporting d'une société regroupe les indicateurs liés à sa santé.

Les enjeux d’un reporting

Le reporting s’avère être un outil crucial afin de comprendre le marché sur lequel évolue une entreprise. Ce regard sur le passé et le présent participe à la construction d’une prospective. Vous vous demandez sans doute ce qu’est la prospective ! C’est une approche rationnelle qui consiste à élaborer des scénarios (possibles ou impossibles) à partir des données collectées. En faisant un état des lieux, en étudiant les tendances lourdes, en observant les phénomènes émergents, il est donc possible de conclure à un potentiel avenir. Un DAF , un Directeur des Ressources Humaines et également un Responsable Marketing et Communication ont besoin de cette prospective pour garantir les résultats à venir (et ce, qu’ils soient positifs ou négatifs). Néanmoins, la donnée nécessaire à la constitution de ces reportings doit être collectée et traitée en permanence. La prospective est itérative et se fonde sur des ajustements et des corrections. À titre d’exemple, les données présentes dans un tableau Excel antérieures à six mois proposent une vision sans doute différente de celles collectées il y a une semaine. Cette différence est à prendre en considération ! L’enjeu est alors économique. En outre, un reporting permet de se mesurer par rapport à la concurrence, de suivre le cycle de vie d’un produit, d’anticiper les potentielles crises d’un secteur, de valoriser l’action des équipes, d’ajuster le prix d’un produit ou encore d’optimiser et de préparer la livraison de commandes…

Cette recherche perpétuelle de données est un enjeu majeur au sein des entreprises quelles que soient leurs tailles. Il s’agit là d’un enjeu structurel. Il est impératif de mettre en place un système de collecte et de traitement de la donnée. C’est pourquoi un secteur comme l’industrie devrait investir près de 16,4 milliards€ dans le big data d’ici 2020. La démocratisation de la data en est l’une des causes principales. Longtemps, cette branche de l’informatique a été l’apanage des grands groupes, aujourd’hui toutes les entreprises et associations peuvent s’en emparer.

Toutefois certaines règles sont à respecter afin de parfaire l’usage des données. Tout d’abord, identifier les données qui sont les plus significatives pour votre business ; la qualité prime sur la quantité ! Deuxièmement, il faut que votre donnée soit la plus propre et standardisée possible. Elle doit être claire et facilement interprétée par une solution de data visualisation comme Powerslide.

Lorsque l’on dispose de millions de lignes dans un tableau Excel, cela devient une tâche chronophage. 60% des data scientists affirment passer le plus clair de leurs temps à rendre exploitables les données.

exemple de jeu de données

Exemple de jeu de données pour un reporting commercial

Troisièmement, l’anticipation est indispensable dans le travail de la donnée. Il est alors impératif de se poser quelques questions !

  • Quelles données et comment la collecter ?
  • Comment seront mises à jour mes données ?
  • Que représente mon reporting ?
  • À qui s’adresse mon reporting ?
  • Quels sont mes KPI (key performance indicator) ?

C’est un regard objectif qui est jeté sur l’entreprise. Certains biais cognitifs néfastes sont ainsi balayés grâce aux données. Le biais égocentrique, qui consiste à se juger sous un meilleur jour, ne peut que difficilement s’affirmer face aux data. Autre exemple, l’ancrage mental. Ce biais est celui qui conduit un individu à se faire leurrer par la première impression laissée par un phénomène. La donnée nous confronte à la réalité, ce qui repousse ce biais cognitif. Cela dit, elle renforce certains biais comme le biais de confirmation d’hypothèse. Celui-ci pousse à préférer les éléments qui confirment une hypothèse que ceux qui l’infirment. Face aux données, il faut savoir rester vigilant et pragmatique. Selon une étude menée par l’Association des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG) sur les priorités des Directeurs Financiers, 73% de ces derniers jugent prioritaire de développer leurs esprits critiques face aux données.

Les enjeux du reporting moderne sont : structurels, économiques, humains et cognitifs.

 

Comment faire un bon reporting ?

Construire un reporting

Oubliez les reportings comprenant des dizaines de pages et choisissez de préférence une solution interactive ! Vous risquerez de saturer l’esprit de vos collaborateurs avec des reporting interminables. De plus, ils comporteront forcément des informations à faible valeur ajoutée. Aller à l’essentiel ! Une solution interactive permet cette simplicité. En une slide elle permet de filtrer la donnée. L'information est donc globale et peut se préciser !

 Un reporting de qualité commence par une réflexion axée autour de son contenu. Quels sont vos objectifs ? Désirez-vous augmenter vos ventes à Lyon ? Espérez-vous ouvrir une nouvelle entité commerciale dans un an ? Votre reporting dépend donc essentiellement de vos objectifs. Bien entendu des KPI plutôt généraux sont à conserver. Ceux qui vous informent des performances générales de votre société sont indispensables !

Vos indicateurs doivent pouvoir être comparés d’une période à l’autre. Ils doivent également participer aux processus décisionnels ! Par ailleurs, cela peut sembler anodin mais il faut que vos KPI puissent vous indiquer avec précision vos performances. Si du jour au lendemain le nombre de vos ventes explosent, vos données doivent vous apporter les causes de cette hausse. Alors, on pourrait, par exemple, penser à insérer les soldes, l’arrivée de nouveaux commerciaux dans vos équipes etc.

De plus, un reporting portant sur toute l’entreprise demande des données issues de différents services. C’est un outil construit collectivement. En son sein, on y retrouve des données issues de la comptabilité, des RH, des achats etc. Faire travailler tout ce petit monde en synergie est particulièrement efficace si la solution utilisée est un SaaS. Les solutions SaaS, totalement dématérialisées, offrent un partage sans pareil. De plus ces solutions sont en phase avec l’évolution des métiers, elles sont simplement accessibles grâce à une connexion internet. Ainsi, un prestataire externe (exemple : Directeur financier non salarié) ou un collaborateur en télétravail peut facilement participer à la construction du reporting !

Outre cela, il faut penser que le partage du reporting répond à un besoin de transparence et responsabilise les collaborateurs. Nous l’avons expliqué précédemment, l’un des enjeux du reporting est l’humain ! Nous demandons aux collaborateurs de participer à la production de données. Il est alors fondamental de leur apporter des retours, d’ajuster leurs actions et de les féliciter dans les succès !

Un bon reporting est aussi un reporting qui évolue ! La vie d’une société est parsemée de bonnes et de mauvaises performances, des produits arrivent dans des phases de déclin, des services ferment…Faire face à ces fluctuations est un impératif. Vos indicateurs doivent être souples et il faut savoir en modifier certains autres.

Le choix de vos graphiques est une des clés de voûte dans la transmission de vos informations. Nous en avons fait tout un article tant le sujet est vaste.

Un bon reporting  :

  • Contient uniquement les indicateurs essentiels (il est concis)
  • Comprend des KPI réfléchis
  • Reflète exactement la santé de votre activité
  • Est interactif
  • Permet de communiquer sur le travail des collaborateurs
  • Évolue

Exemple de reporting commercial (cliquez sur les graphiques, c'est un Powerslide !)

Pour finir,

Le reporting est un outil qui sert à étudier les performances d'une entreprise, de l'un de ses services ou même ceux d'une association. Il comprend un panel restreint de KPI afin d'aller à l'essentiel et de faciliter la transmission de l'information. Il alloue à ses utilisateurs une certaine prospective - un regard sur un avenir. Il est régit par certaines règles telles que la concision, l’anticipation, la collaboration ou l'évolution.