Comment construire un tableau de bord efficace ?

Le tableau de bord est un outil de pilotage d’entreprise qui a pour principale vocation d’aider à prendre des décisions. Il met en scène des indicateurs clés de performance sélectionnés selon vos objectifs pour avoir un suivi régulier des résultats de vos actions.

Piloter une entreprise, n’est pas toujours une chose aisée. Bien que le tableau de bord ait pour principal objectif d’aider à la prise de décision, il en demeure qu’il est souvent mal compris et mal utilisé. Dans cet article, vous allez connaître tous les secrets pour construire des tableaux de bord efficaces.

Qu’est ce qu’un tableau de bord ?

Par définition, le tableau de bord est un outil d’aide à la décision ayant pour objectif de réduire les incertitudes. Il apporte des réponses à des interrogations précises en vue d’atteindre les objectifs fixés.

Un tableau de bord est composé de plusieurs kpi ou indicateurs de performance. Il peut être utilisé à toutes les échelles d’une entreprise. Bien qu'il est souvent utilisé par des contrôleurs de gestion, vous pouvez aussi retrouver des tableaux de bord RH, marketing, comptable, etc.

Attention à ne pas confondre tableau de bord et reporting, ce sont 2 notions différentes qui répondent à des besoins spécifiques.

Pourquoi faire un tableau de bord ?

Un tableau de bord composé de bons indicateurs, permet aux décideurs d’être plus réactifs. En effet, cela s’explique du fait que les données chiffrées sont mises en évidence sous formes de graphiques. Il devient alors plus simple de comprendre l’information sans avoir à décortiquer des données issues des tableurs comme Excel et Sheets par exemple.

Le regroupement de plusieurs indicateurs au même endroit permet en un coup d’œil de jauger l’état de l’activité de l’entreprise et d’assurer un pilotage plus efficace.

Quels sont les objectifs d'un tableau de bord ?

Le tableau de bord a un objectif principal d’aider à prendre de meilleures décisions ! Pour ce faire, l’accent doit être mis sur la préparation du tableau de bord en fonction de l’utilisateur final.

Qui est concerné par ces informations ? votre direction ? vos managers ? votre équipe ?

La réponse à cette question vous permettra d’orienter la construction de votre tableau de bord dans le bon angle.

Quels sont les différents types de tableau de bord ?

Il existe plusieurs types de tableau de bord qui répondent à des besoins différents selon les services.

Le tableau de bord stratégique: c’est un outil de pilotage à long terme qui mesure la performance sur 4 axes : les résultats financiers, la performance envers les clients, les processus internes et l’apprentissage organisationnel.

Le tableau de bord opérationnel: c’est un outil de pilotage à court terme qui mesure l’avancement et la performance des actions de manière journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

Le tableau de bord de gestion: c’est un outil de pilotage moyen terme qui mesure les écarts entre les prévisions et la réalité.

Comment construire votre tableau de bord ?

Avant toutes choses, pour construire un tableau de bord efficace vous devez connaître à qui il va être destiné. Votre objectif est de mettre en avant les points essentiels pour les parties prenantes concernées.

Vous devez aussi être capable de certifier la véracité de vos informations. C’est crucial pour avoir un support pertinent et de qualité !

1 - Quels sont les indicateurs à privilégier pour un tableau de bord ?

Les indicateurs de performance mesurent le résultat des actions menées. Il en existe beaucoup et c’est à vous de déterminer lesquels choisir. Vous devez vous poser les questions suivantes :

• Quels sont les objectifs visés ?
• Sont-ils des objectifs longs, moyens ou courts termes ?
• Que mesurera l'indicateur ?
• Qui sera intéressé par ces informations ?
• Comment cet indicateur sera-t-il mis à jour ?
• À quelle fréquence vais-je le mettre à jour ?
• Quel est le problème que je cherche à résoudre ?

À partir de là, vous aurez une vision plus claire sur les indicateurs à privilégier qu’ils soient stratégiques, financiers, sociaux, opérationnel, de gestion, etc

Attention: veillez à aller droit au but ! Sélectionnez l’essentiel pour ne pas surcharger inutilement votre support. Un indicateur doit être actionnable, c’est-à-dire être à la source des prises de décisions pour mettre en œuvre des actions correctrices.

Exemple pour un tableau de bord avec des objectifs stratégiques, les indicateurs sélectionnés peuvent être :

• Le chiffre d’affaires
• Les besoins en fonds de roulement
• La trésorerie nette
• Le délai moyen de la production des commandes
• Le nombre d’heures de formation des clients à un outil
• Les parts de marché
• Pourcentage des investissements en R&D
• Nombre de nouveaux produits
• Panier moyen
• Le nombre de client
• Le nombre de commandes

Cliquez sur les données, c'est interactif !

Toutefois, pour vous aider à adopter les bonnes pratiques concernant la sélection de vos indicateurs, vous pouvez consulter notre article qui traite de ce sujet.

2 - Quelles formes pour un tableau de bord ?

Génial ! Maintenant vous disposez de la matière première de votre tableau de bord. Il ne reste plus qu’à le mettre en forme. C’est la partie qui peut être considérée comme la plus importante. Vous aurez beau avoir des données pertinentes mais le piège est de vouloir en faire trop ou pas assez.

Pourquoi ? Parce que vous devez à tout prix considérer que les personnes qui vont utiliser votre tableau de bord sont différentes de vous. Ils ont leur propre perception et leur propre interprétation de la donnée. De plus, il est très facile de se perdre à la lecture d’un tableau de bord composé de données brutes.

C’est pour cela que l'utilisation de la data visualisation (ou dataviz) doit être maîtrisée. La data visualisation est un concept visant à donner une représentation visuelle à la donnée brute. Typiquement, vous y retrouverez des visuels sous forme de courbes, de diagrammes, de cartographies, de barres, etc…

Pour éviter d’avoir des data visualisations qui ne sont pas adaptées, il existe des codes à respecter :

• Faciliter la lecture. N’hésitez pas à utiliser l’espace ! Par exemple : lorsque vous devez mettre en scène un graphique, vérifiez bien que les axes soient bien proportionnés. Lorsque vous devez comparer des évolutions, utilisez plutôt des courbes. Lorsque vous voulez faire apparaître des proportions, utilisez des camemberts pour 3 ou 4 parts maximum.
• Être concis. Soyez bref dans vos écrits ! Préférez par exemple “L’Europe : 26% du CA” à “26% du chiffre d’affaires est réalisé en Europe”.
• Éviter les biais de perception. Gardez de la cohérence dans vos échelles ! Pour vos graphiques, gardez la valeur “0” sur l'axe Y pour garantir une bonne perception des écarts entre plusieurs barres.
• Apporter l’information par la couleur. Utilisez une palette de couleurs bien définie ! Le but n’est pas de transformer votre tableau de bord en arc-en-ciel, au risque de perdre en information. Utiliser plusieurs couleurs uniquement quand cela est nécessaire, par exemple pour les camemberts et les courbes.
• Hiérarchiser l’information. Classez les informations par ordre croissant ou décroissant ! Si par exemple, la répartition de votre chiffre d’affaires est issue de la France à 20%, à 40% de la Belgique, à 15% de la Suisse et à 25% du Luxembourg. Vous pouvez disposer ces éléments sous forme de diagrammes par ordre décroissant à commencer par la Belgique, le Luxembourg, la France et puis la Suisse.

Le respect de ces bonnes pratiques permet à votre audience de s’immerger plus facilement dans votre discours.

3 - Comment raconter l'histoire d'un tableau de bord ?

Fini le tableau de bord avec Excel ! Des solutions Saas de data visualisation existe et vous permettra de mettre en avant vos données simplement sans que vous n’y passiez des heures à l’ouvrage.

L’objectif principal reste la capacité à communiquer les données. Vous pouvez même ajouter la narration comme composante à votre tableau de bord. Les données, les visuels et la narration sont les racines du data storytelling.

Le data storytelling est considéré comme l’art de raconter une histoire au travers de la donnée. L’être humain a plus de facilité à se projeter au travers d’une histoire. Depuis notre enfance, nous sommes fascinés par les histoires ! Et même avec l’âge, cela n’a pas changé.

Contextualisez et scénarisez vos données pour communiquer avec votre audience. De cette façon, il sera plus facile pour eux d’interpréter les résultats et de prendre conscience de l’impact de leurs actions.

Conclusion,

Apprendre à faire un tableau de bord demande de respecter des règles pour qu’il soit efficace. Retenez qu’il faut mettre à jour vos tableaux de bord régulièrement pour garder de la cohérence dans le suivi de votre activité.

Le tableau de bord est un outil synthétique très efficace lorsque vous savez comment le construire et l’interpréter. Il demeure un impératif pour mesurer le résultat de vos actions.

Que ça soit pour une analyse stratégique, opérationnelle ou de gestion, le tableau de bord converge sur des objectifs précis pour faire ressortir des informations clés. Il permet aussi de clarifier les actions et d'être un support pour manager vos équipes.

Maintenant à vous de jouer ! Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez tester gratuitement POWERSLIDE et commencer à créer vos premiers tableaux de bord interactifs.