Les règles du reporting
Penser son reporting
Le reporting financier est l’un des principaux outils de la prise de décision. Grâce à ce dernier il est possible de : définir les budgets, concevoir des rapports consolidés, favoriser certains efforts financiers etc. Les enjeux du reporting financier sont donc multiples !
Un reporting financier s’appuie principalement sur les données financières et comptables mais également sur celles issues de divers services. Pour garantir une meilleure coordination de ces différents acteurs il est recommandé de favoriser l’automatisation du renseignement des données. Selon une étude menée par le cabinet de conseil Ernst Young en 2017, 87% des directions financières envisagent de consacrer un budget plus volumineux pour le déploiement de technologies innovantes dans le but de faire évoluer le reporting financier !
D'autre part, un reporting financier n’est pas un outil figé, il doit évoluer avec le temps. Sans cette évolution vous risquez d’exclure les informations capitales à la compréhension de votre entreprise et de son marché. Une entreprise peut s’implanter à l’international, diversifier ses activités, faire l’objet d’une fusion acquisition...vous devez inclure ces paramètres lorsque vous créez votre reporting.
Par ailleurs, les données utilisées dans la construction d’un bon reporting se doivent d’être les plus précises et récentes possibles. Le rôle d’un Directeur Administratif et Financier (DAF) est quand même d’apporter de l’information fiable ! À titre d’exemple si votre entreprise opère avec de la matière première, pourquoi ne pas inclure le cours de celle-ci directement dans un ou plusieurs de vos indicateurs.
Un cadre législatif vient se joindre à cette utilisation des données. En Europe, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impacte directement l’acquisition et le traitement des données. Traiter le sujet du RGPD serait particulièrement long et hors du périmètre de cet article. Si vous souhaitez en connaître d’avantage le site de la CNIL dispose d’une page dédiée.
Intervenants et destinataires
Le reporting financier est un outil transversal. Il comprend des données issues de différents services. On peut y retrouver des données en provenance du service des ressources humaines (RH), de la comptabilité, du service informatique, des achats, du marketing ou encore du service commercial. Tout ce petit monde doit produire de la data de manière organisée. De plus, les méthodes de calculs doivent être harmonisées. La structuration des données doit l’être également, cela apporte un gain de temps considérable ! Pour vous garantir un parfait reporting financier, l’automatisation de certaines tâches comme l’ajout de données est fortement recommandée ; moins il y a d’interventions humaines et moins il y a d’erreurs. Parallèlement, les délais de clôture de l’importation des données doivent être respectés par les différents intervenants. Votre reporting sera alors produit le plus rapidement possible ; en finance les choses vont vite !
Outre les intervenants dans l’apport de données, il faut penser aux destinataires de vos reporting ! Un Directeur Administratif et Financier présente ses reporting aux membres du COMEX (comité exécutif). L’information transmise doit être pertinente et compréhensible en un coup d’œil, le travail de data visualisation est crucial ! Par ailleurs, les reporting s'étalant sur des dizaines de pages ne seront jamais lus dans leur intégralité. Faites un reporting interactif de 3 ou 4 pages au maximum !
La profession de DAF revêt souvent un aspect international. Les données doivent être standardisées sur les attentes du siège. Par ailleurs, les préférences en matière de data varient en fonction du pays. À titre d'exemple, en Chine on préfère travailler en coûts réels et moins en coûts standards.
Structurer le reporting
Le reporting et les activités administratives annexes représentent 40% de l’activité des managers en France! Une solution de présentation de données interactive telle que Powerslide offre un gain de temps conséquent ! Ce gain de temps s’explique par la mise à jour automatique de vos tableaux de bord et par la création simplifiée de graphiques interactifs ! Également, la périodicité (mensuelle, annuelle…) influence l’organisation de vos tableaux de bords. Il faut aussi prendre en considération la diffusion de vos reporting. Par quel canal allez-vous transmettre vos données ? Durant une présentation ? Par email ? Via une simple URL ? Désormais, l’outil qui procède à la data visualisation est aussi celui qui transmet vos reporting.
Quels KPI pour un reporting financier?
À chaque entreprise son reporting financier ! Toutes les entreprises évoluent différemment et n’offrent pas les mêmes services ou produits. Plus un reporting financier sera adapté à son entreprise et plus il apportera de la justesse sur la situation de l’entreprise. En fonction des métiers certains indicateurs seront plus descriptifs des performances de l'entreprise. C’est pourquoi au sein de certaines organisations la marge brute apportera plus d’informations que le chiffre d’affaire. C’est le cas du négoce, où le volume des ventes peut être important, néanmoins la marge obtenue sur la revente des produits ne représente que quelques centimes.
Voici quelques exemples d'indicateurs couramment utilisés :
- Le chiffre d’affaire sur la période choisie indique la santé d’une entreprise. Il est aussi important de pouvoir le comparer à la période précédente.
- La marge brute représente généralement les différences hors taxes (HT) entre les prix de ventes et le coût de revient de biens ou de services. Elle sert à mettre en lumière une approximation de la profitabilité d’une activité de vente.
- Le top 5 (ou 10) de vos plus gros clients, de vos produits, de vos fournisseurs, de vos charges ou encore des régions par rapport à votre chiffre d’affaires.
- Le compte débiteur et le compte créditeur. Ces indicateurs permettent de comprendre l’évolution des créances d’une entreprise. En quelque sorte il s’agit des indicateurs de la solvabilité.
- Le pourcentage de réalisation de l’objectif du chiffre d’affaire vous donne un regard sur les performances et également sur les besoins et il facilite la mise en place d’objectifs futures.
- L’excédent brut d’exploitation (EBE). L’EBE indique ce qu’il reste du chiffre d'affaire après la soustraction des charges salariales, des impôts et des taxes. Ce KPI présente la rentabilité d’une société.,
- Les tendances du chiffre d’affaire ou de la marge brute. Présentée sous la forme d’une courbe cet indicateur évoque en un coup d’œil la rentabilité de façon périodique.
- Le seuil de rentabilité. Cet indicateur présente le niveau de chiffre d’affaire en dessous duquel il faut éviter de descendre. Grâce à ce KPI il est possible d’évaluer avec précision le financement nécessaire pour atteindre l’autonomie opérationnelle.
- Le besoin de fond de roulement (BFR) est la somme nécessaire que l’entreprise doit posséder pour couvrir ses charges courantes sans avoir à encaisser ses clients.
- Le délai moyen de recouvrement (ou taux de rotation de comptes clients). Il s’agit du nombre moyen de jours qu’il faut à une entreprise pour percevoir ses comptes débiteurs et de les transformer en encaissements.
Ces indicateurs sont de véritables révélateurs de la santé de votre entreprise. Toutefois, il n'est pas nécessaire de tous les afficher sur votre reporting ! Vous perdrez vos destinataires dans tous ces chiffres. Choisissez les plus adaptés.
Certaines données extérieures à votre entreprise sont parfois pertinentes. C'est le cas des données météorologiques exploitées par le retail. Des données marketing telles que la satisfaction client ou les périodes de fortes promotions sont en corrélation avec le chiffre d'affaire.
Exemple de reporting financier
Exemple de reporting financier (cliquez sur les graphiques, c'est un Powerslide !)
Vous pouvez également retrouver tous les atouts de Powerslide pour les métiers liés à la Finance sur la page métier Finance de Powerslide !
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